Toisen toimittajan hyväksyminen on oma päätöksensä
Ostajalla voi olla toimiva toimittajasuhde ja silti syy arvioida toista konepajaa. Tarve voi liittyä kuormahuippuun, uuteen nimikkeeseen tai siihen, ettei yhden toimittajan varaan haluta jättää kaikkea toimituskykyä.
NISTin Manufacturing Extension Partnership -julkaisu kuvaa toisen hankintalähteen lisäämistä keinona kasvattaa toimitusvaihtoehtoja ja hallita toimitusriskiä. Tämä ei tarkoita, että jokaisen ostajan pitäisi jakaa jokainen nimike kahdelle toimittajalle. Lähde: NIST MEP, second sourcing.
Konepajan ensimmäinen kysymys on siksi, mihin toinen toimittaja voisi olla tarpeen. ”Voimme tehdä saman halvemmalla” ei vielä kerro, miten ostajan tuotannon jatkuvuus tai uuden nimikkeen käyttöönotto helpottuisi.
Rajaa aloitus yhteen todelliseen tehtävään
Hyvä aloitus on tarpeeksi pieni arvioitavaksi mutta tarpeeksi edustava osoittamaan, onnistuuko tarkoitettu toimitus. Helppo koekappale ei todista vaikean sarjanimikkeen valmistuskykyä, jos materiaali, geometria tai vaatimukset muuttuvat olennaisesti.
Pyydä ostajaa nimeämään nimike tai rajattu työvaihe, jolla arviointi tehdään. Selvitä, onko tavoitteena varatoimittajan hyväksyntä, toistuva osuus tilauksista vai yhden projektin toimitus. Nämä tarvitsevat eri tavalla kapasiteettia.
Sovi hyväksymisen ehdot ennen valmistusta
Koetilaus on huono testi, jos vasta toimituksen jälkeen selviää, mitä ostaja halusi tarkistaa. Käykää ennen tilausta läpi piirustuksen revisio, materiaali, hyväksyttävä toimitussisältö ja se, kuka päättää hyväksynnästä.
Kirjatkaa erikseen, mitä mitataan jokaisesta kappaleesta ja mitä esimerkiksi ensikappaleesta. Mittausmenetelmä valitaan vaatimuksen mukaan; työntömitta ei yksin sovellu kaikkien mittojen tai geometristen vaatimusten todentamiseen. Jos tarvitaan ulkopuolista mittausta, sen vastuu, aikataulu ja kustannus kuuluvat suunnitelmaan.
| Asia | Kirjattava päätös |
|---|---|
| Aineisto | Piirustus, revisio, materiaali ja mahdolliset poikkeamat. |
| Näyttö | Tarkastettavat ominaisuudet, mittausmenetelmä ja tarvittavat dokumentit. |
| Toimitus | Erä, pakkaus, merkinnät ja toimituspäivä. |
| Arviointi | Vastuuhenkilö ostajalla, palauteajankohta ja hyväksymiskriteerit. |
| Jatko | Mitä hyväksyntä mahdollistaa ja mikä jää vielä selvitettäväksi. |
NISTin toimittajavalintaa käsittelevä ohje korostaa valmistuksen ja tarkastusten dokumentointia sekä kykyä selvittää poikkeaman alkuperä. Koetilauksen arvioinnissa kannattaa siksi katsoa kappaleen lisäksi, miten sen vaatimustenmukaisuus osoitetaan. Lähde: NIST MEP, toimittajan arviointi.
Hinnoittele ensimmäinen erä ja jatko erikseen
Ensimmäiseen erään voi kuulua ohjelmointia, kiinnittimen valmistusta ja tavallista enemmän tarkastustyötä. Tee nämä näkyviksi. Muuten pieni koetilaus näyttää kalliilta sarjatoimitukselta tai sen kustannus jää konepajan kannettavaksi.
Jos sama työ toistuu, erota kertaluonteinen valmistelu toistuvan erän hinnasta. Sovi samalla kiinnittimen omistus, säilytys ja mahdollinen käyttö toisella valmistajalla. Älä oleta, että koetilauksen maksaja ja työkalun omistaja ovat automaattisesti sama taho.
Koetilauksen alennus ei saa perustua varmana pidettyyn sarjaan, jota kukaan ei ole tilannut. Arvioitu vuosivolyymi auttaa valmistelussa, mutta ostajan ennuste ja sitova tilaus ovat eri tietoja. Kirjaa hinnoittelun määräoletukset tarjoukseen näkyviin.
Toimita kappaleen mukana sovittu todiste
Tarkista ennen lähetystä, että erämerkintä, piirustusrevisio ja dokumentit viittaavat samaan toimitukseen. Ostajan pitäisi pystyä yhdistämään mittaustulos oikeaan kappaleeseen tai erään sillä tarkkuudella, joka on sovittu.
Jos valmistuksessa havaitaan poikkeama, tuo se ostajan ratkaistavaksi ennen toimitusta. Pieni koetilaus ei ole lupa tulkita vaatimuksia väljemmin. Pyydä mahdollinen poikkeuslupa kirjallisesti ja pidä se erillään alkuperäisestä vaatimuksesta.
Sopikaa palautekeskustelu jo ennen lähetystä. ”Kappaleet toimitettu” ja ”toimittaja hyväksytty seuraavaan vaiheeseen” eivät ole sama tila. Jos hyväksyntä vaatii kokoonpanokokeen, toimituksen ja päätöksen väliin voi jäädä odotusta.
Sovi, mitä hyväksynnän jälkeen tapahtuu
Onnistunut koetilaus voi päätyä hyväksytyn varatoimittajan rooliin ilman välitöntä sarjatilausta. Selvitä, millä ehdolla seuraava tilaus syntyy. Onko kyse kuormarajan ylittymisestä, uudesta projektista vai sovitusta toimitusosuudesta?
Älä varaa jatkuvaa kapasiteettia pelkän hyväksyntätiedon perusteella. Kysy tarvittava reagointiaika ja sopikaa, kuinka saatavuus varmistetaan, kun ostaja todella tarvitsee toimituksen. Vanhakin hyväksyntä voi vaatia tarkistuksen, jos piirustus tai valmistustapa muuttuu.
Tarjousten seurannan työmalli auttaa pitämään seuraavan päätöksen näkyvissä. Merkitse tarjouksen tai koetilauksen kohdalle vastuuhenkilö, puuttuva päätös ja seuraava sovittu päivä.
Tarkista, sopiiko rooli omaan tuotantoon
Varatoimittajan työ voi olla epäsäännöllistä. Selvitä, sopiiko se teidän asetusaikoihinne, materiaalihankintoihinne ja muuhun kuormaan. Kiireeseen lupautuminen ei auta, jos samaan aikaan jo sovitut toimitukset viivästyvät.
Rajaa siis etukäteen, mitä pystytte tarjoamaan myös silloin, kun muu tuotanto käy. Ostajaprofiilin muodostaminen auttaa erottamaan teille sopivan toistuvan työn satunnaisista tarjouspyynnöistä, jotka eivät sovi tuotantoon.
Kakkostoimittajan asema on käyttökelpoinen silloin, kun molemmat tietävät sen tarkoituksen. Konepaja näyttää sovitulla toimituksella kykynsä, ja ostaja kertoo, missä tilanteessa sitä voidaan käyttää uudelleen.
Aloitetaan sopivasta ostajasta
Ironspan etsii konepajan valmistuskykyyn sopivia ostajia ja selvittää, millainen aloitus heidän hankintaansa sopisi. Maksuttomassa käynnissä voidaan rajata työt, joilla uuden toimittajasuhteen arviointi kannattaa aloittaa.