Tarjous lähetetty. Mitä konepaja tekee seuraavaksi?

Sovi seuraava askel jo lähettäessä

Tarjouksen lähetyspäivä kertoo, milloin konepaja teki oman osuutensa. Se ei kerro, milloin ostaja ehtii käsitellä tarjouksen tai minkä päätöksen jälkeen tilaus voidaan tehdä. Kirjaa nämä erikseen.

Tarjouksen saate voi päättyä yksinkertaiseen kysymykseen: ”Milloin käsittelette tämän hankinnan, ja palataanko asiaan sen jälkeen?” Jos ostaja antaa päätöspäivän, sovi samalla seuraava yhteydenotto. Jos päivää ei ole, kirjaa se tuntemattomaksi ja sovi, milloin aikataulu tarkistetaan.

Tässä kuvattu malli on ehdotus konepajan omaksi työtavaksi. Se ei ole tutkimukseen perustuva lupaus siitä, kuinka monta yhteydenottoa kauppa vaatii. Ostajan projekti, hankinnan koko ja teknisen aineiston valmius ratkaisevat enemmän kuin kaikille sama viestisarja.

Varmista ensin, että puhutte samasta toimituksesta

Jos ostaja sanoo tarjouksen olevan kallis, hinnan alentaminen on liian aikainen liike ennen kuin vertailun sisältö tunnetaan. Tarkista piirustusnumero ja revisio, materiaali, eräkoko, kriittiset vaatimukset, tarkastusdokumentit, pintakäsittely sekä toimitusaika.

NISTin MEP-toimittajahaun tietopyyntö kokoaa muun muassa valmistusprosessin, mitat, toleranssit, materiaalit, sertifikaatit sekä määrä- ja toimitustiedot. Ne ovat käyttökelpoinen muistilista teknisen aineiston puutteiden tunnistamiseen. Lähde: NIST MEP, Supplier Scouting.

Erottele kertaluonteiset kulut kappalehinnasta. Ohjelmointi, kiinnitin, ensikappaleen tarkastus tai erikseen laskutettava toimitus voi sisältyä toiseen tarjoukseen ja puuttua toisesta. Tavoite on ymmärtää erot, ei saada ostajalta kilpailijan luottamuksellista tarjousta.

Pidä yhdellä rivillä yksi seuraava tehtävä

Seuranta voi alkaa taulukosta. Valitse rivin yksiköksi yksi tarjous ja pidä sen tarkistetut versiot saman tunnisteen alla. Uusi revisio ei ole uusi myyntimahdollisuus vain siksi, että tiedoston nimi muuttuu.

• Tunniste ja revisio: mihin tarjoukseen ja piirustukseen tämä rivi viittaa?
• Asiakas ja vastuuhenkilö: kuka ostajalla käsittelee asian ja kuka pajalla hoitaa seurannan?
• Lähetys ja päätösaika: milloin tarjous lähti ja milloin päätöstä odotetaan?
• Tila: avoin, tarkennettava, voitettu, hävitty tai siirretty?
• Seuraava tehtävä ja päivä: mikä konkreettinen asia tehdään seuraavaksi?
• Viimeinen vahvistettu tieto: mitä ostaja sanoi, milloin ja mistä tieto löytyy?

”Seurataan” ei vielä ole tehtävä. ”Varmista ostajalta uuden revision toimituspäivä torstaina” on. Jos asia odottaa omaa teknistä selvitystä, älä kirjaa seuraavaksi toimeksi ostajan muistuttamista.

Kysy päätöksen esteestä, älä vain tarjouksen perään

Yhteydenoton pitäisi tuottaa tieto, jonka perusteella rivi muuttuu. Pelkkä ”ehdittekö katsoa” voi jättää molemmat samaan tilanteeseen. Valitse kysymys sen mukaan, mitä vielä puuttuu.

• Kun vastaanotto on epäselvä: ”Tulivatko tarjous ja revisioon C viittaava erittely perille?”
• Kun tekninen asia on auki: ”Tarvitaanko ennen päätöstä tarkennus mittauspöytäkirjaan tai toimitussisältöön?”
• Kun ostajan projekti odottaa: ”Mikä päätös käynnistää hankinnan, ja milloin sen tilanne tiedetään?”
• Kun hinta on este: ”Mikä osa toimitussisällöstä tai erästä pitäisi tarkistaa, jotta vertailu vastaisi tarvettanne?”

Nämä ovat esimerkkikysymyksiä, eivät valmiita asiakasviestejä. Käytä niitä vain, jos tarjous ja aiempi keskustelu antavat kysymykselle syyn. Seurannan rytmi sovitaan ostajan aikataulun mukaan.

Jos vastausta ei kuulu, merkitse yhteydenotto ja seuraava harkittu yritys. Hiljaisuus ei todista, että hinta oli väärä tai kauppa meni kilpailijalle. Kun asia siirretään pois aktiivisesta työlistasta, säilytä syynä esimerkiksi ”päätös ei tiedossa” ja kirjaa mahdollinen tarkistuspäivä.

Erota ostajan kertoma häviön syy omasta arviosta

Kun päätös on kielteinen, kysy yhdestä asiasta kerrallaan. ”Mikä ratkaisi valinnan?” on käyttökelpoisempi kuin pitkä lista omia arvauksia. Jos vastaus on hinta, tarkenna tarvittaessa, koskiko ero kappalehintaa, aloituskuluja vai koko toimitusta.

Kirjaa ostajan vahvistama syy lyhyesti. Mahdollisia luokkia ovat hinta, toimitusaika, tekninen vaatimus, nykyisen toimittajan jatko, hankinnan peruuntuminen ja syy ei tiedossa. Ne auttavat lajittelemaan rivejä; ne eivät korvaa alkuperäistä muistiinpanoa.

Pidä oma tulkinta eri kentässä. ”Arvelen, ettei ostaja halunnut vaihtaa toimittajaa” ei saa muuttua raportissa tiedoksi ”hävitty nykyiselle toimittajalle”. Tuntematon syy on parempi lähtökohta kuin täsmälliseltä näyttävä arvaus.

Syy vaikuttaa seuraavaan tekoon. Toimitusajan vuoksi hävitty tarjous voi antaa perusteen palata asiaan, kun kapasiteettia vapautuu. Puuttuva hyväksyntä taas vaatii ensin päätöksen siitä, kannattaako sen hankkiminen kyseistä työtä varten.

Laske päätetyt tarjoukset erikseen avoimista

Tarjousten määrä mittaa tehtyä tarjouslaskentaa. Voitetut tilaukset mittaavat eri asiaa. Vertailu vääristyy, jos juuri lähetetyt tarjoukset luetaan hävityiksi tai useat revisiot lasketaan erillisiksi tarjouksiksi.

Päätetyistä tarjouksista voitettu osuus on 10 ÷ (10 + 10) = 50 %. Kaikista lähetetyistä tarjouksista toistaiseksi voitettu osuus on 10 ÷ 40 = 25 %. Molemmat laskut ovat oikein, mutta ne vastaavat eri kysymyksiin. Avoimet päätökset muuttavat jälkimmäistä lukua myöhemmin.

Kirjoita siksi mittarin viereen jakso, tarkastelupäivä ja nimittäjä. Seuraa lukumäärää ja euromäärää erikseen. Yksi suuri tarjous voi muuttaa euro-osuuden kokonaan, vaikka kappalemääräinen voittoprosentti pysyisi ennallaan.

Tee avoimista riveistä viikoittainen työlista

Varaa säännöllinen aika riveille, joiden sovittu tehtävä on erääntynyt. Käy ensin läpi omaa vastausta odottavat tekniset kysymykset, sitten ostajan kanssa sovitut yhteydenotot ja lopuksi tarjoukset, joiden aikataulu on tuntematon. Jokaiselle jää vastuuhenkilö ja seuraava päivä.

Älä täytä työlistaa vain suurimmalla tarjouseurolla. Arvioi myös, sopiiko työ vapautuvaan kapasiteettiin. Konekohtainen käyttöastelaskelma auttaa paikantamaan vapaat tunnit. Asiakaskeskittymän tarkastelu puolestaan kertoo, kasvattaisiko uusi tilaus jo suurta riippuvuutta vai laajentaisiko se asiakaskantaa.

Seuranta toimii, kun tarjouslistaa voi käyttää työpäivän aloittamiseen. Sen pitää kertoa, kenelle soitetaan, mistä asiasta ja millä tiedolla. Pelkkä tarjousten arkisto ei tee tätä.

Kun seurannalle tarvitaan tekijä

Ironspanin palveluihin kuuluu tarjousten läpikäynti. Maksuttomassa käynnissä voidaan katsoa, missä nykyinen seuranta pysähtyy ja miten vastuu seuraavasta yhteydenotosta sovitaan.